Privacy policy

1. INLEIDING

Dit is de Supplimax NV Privacyverklaring voor gegevens van klanten, leveranciers en zakenpartners. Deze Privacyverklaring geeft informatie over de verwerking van persoonsgegevens door Supplimax en haar groepsmaatschappijen (hierna: "SUPPLIMAX", "we/wij" of "ons").

Het primaire doel van deze Privacyverklaring is een dynamisch hulpmiddel en bedrijfsinstrument te zijn, zodat we u onze diensten op de best mogelijke wijze kunnen bieden. We willen dat u zich veilig voelt wanneer u onze website bezoekt en we zetten ons in om uw privacy daarbij te handhaven.

Het primaire doel van deze Privacyverklaring is een dynamisch hulpmiddel en bedrijfsinstrument te zijn, zodat we u onze diensten op de best mogelijke wijze kunnen bieden. We willen dat u zich veilig voelt wanneer u onze website bezoekt en we zetten ons in om uw privacy daarbij te handhaven.

2. WANNEER IS DEZE PRIVACYVERKLARING VAN TOEPASSING?

Deze Privacyverklaring is van toepassing op de verwerking door Supplimax van alle persoonsgegevens van haar klanten, leveranciers en zakenpartners en andere personen. Deze Privacyverklaring behandelt niet de verwerking van persoonsgegevens van medewerkers in het kader van hun dienstverband met Supplimax.

3. WIE IS VERANTWOORDELIJK VOOR UW PERSOONSGEGEVENS?

Supplimax en/of haar groepsmaatschappijen zijn de verwerkingsverantwoordelijken voor de verwerking van alle persoonsgegevens die vallen binnen de reikwijdte van deze Privacyverklaring. Deze Privacyverklaring geeft aan welke persoonsgegevens worden verwerkt door Supplimax en voor welk doeleinde, alsook aan welke personen of entiteiten de gegevens zullen of kunnen worden verstrekt.

4. VOOR WELKE DOELEINDEN VERWERKEN WE UW PERSOONSGEGEVENS?

4.1. Wanneer u contact heeft met Supplimax (online of offline)

(a) Het beantwoorden van uw vragen

I. Wat houdt dit doel in? Als u ons benadert via email of andere elektronische communicatiemiddelen of via het contactformulier op een van de Supplimax-groepswebsites, zullen we uw persoonsgegevens gebruiken om te reageren op uw vraag en deze te beantwoorden.

II. Op welke wettelijke grondslag verwerken we persoonsgegevens voor dit doeleinde? We verwerken uw informatie voor dit doeleinde op basis van ons legitiem belang om uw vragen adequaat te beantwoorden.

III. Welke persoonsgegevens verwerken we voor dit doeleinde? Voor dit doeleinde verwerken we uw naam, contactgegevens, uw correspondentie met Supplimax over uw vraag en alle andere persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om uw vraag te beantwoorden.

(b) De ontwikkeling en verbetering van producten en/of diensten

I. Wat houdt dit doel in? We verwerken uw persoonsgegevens om onze producten en (klanten-)diensten te beoordelen, analyseren en verbeteren. We maken gebruik van geaggregeerde persoonsgegevens om klantgedrag te analyseren en om onze producten en diensten dienovereenkomstig aan te passen. Wanneer u een Website gebruikt of op deze Website gegevens invoert of gegevens doorzoekt, verwerken we uw persoonsgegevens ook om analyserapporten samen te stellen. We maken gebruik van geaggregeerde persoonsgegevens om klantgedrag te analyseren en om onze producten en diensten dienovereenkomstig aan te passen, om ervoor te zorgen dat deze relevant zijn voor onze klanten. Dit houdt in dat we analyseren hoe vaak u onze nieuwsbrief leest, hoe vaak u onze Website bezoekt, op welke pagina's u klikt en welke goederen u aanschaft via onze Website.

Op basis van de voorgaande informatie kunnen we aanpassingen doorvoeren aan onze aanbiedingen, onze nieuwsbrieven of onze Website. We kunnen ook onze promoties aanpassen op basis van onze analyse. We kunnen ook onderzoek uitvoeren naar markttrends door middel van statistische analyse om onze producten en marketing te evalueren en aan te passen aan nieuwe ontwikkelingen. Onderzoeksresultaten worden echter alleen gerapporteerd op een geaggregeerde basis.

II. Op welke wettelijke grondslag verwerken we persoonsgegevens voor dit doeleinde? We verwerken uw informatie op basis van ons legitiem belang om onze producten en diensten te ontwikkelen en verbeteren.

III. Welke persoonsgegevens verwerken we voor dit doeleinde? Voor dit doeleinde verwerken we uw contactgegevens zoals uw adres en e-mailadres, persoonlijke gegevens zoals uw naam, betalings- en kredietinformatie, en correspondentie met ons. Daarnaast verwerken we de persoonsgegevens die u heeft ingevoerd op een Website of die werden gegenereerd door de functionaliteiten die u gebruikte op een Website en de technische gegevens van uw apparaat zoals het IP-adres, de pagina's die u bezocht op onze Websites, uw klik- en surfgedrag en de duur van uw sessie.

4.2. Wanneer u onze Websites gebruikt

(a) Het aan u leveren van de functionaliteiten van onze Website en het technisch en functioneel beheer daarvan

I. Wat houdt dit doel in? Als u gebruikmaakt van onze Website, verwerken we technische gegevens om u de functionaliteiten van onze Website aan te bieden en om de beheerders van onze Website in staat te stellen om de prestaties van onze Website te beheren en verbeteren. Als u gegevens invoert op onze Websites, zoals een productvoorkeur of uw locatie om relevante informatie of functionaliteiten te ontvangen, verwerkt Supplimax deze gegevens om u te voorzien van de gevraagde informatie of functionaliteiten. Voorts verwerken we uw persoonsgegevens om u in staat te stellen om uw gegevens (zoals voorkeuren en producten) op te slaan bij uw opgeslagen items en om u in staat te stellen deze te delen met anderen met behulp van de deelmogelijkheden die u heeft geconfigureerd op uw apparaat. Supplimax gebruikt ook cookies om te zorgen dat u informatie van onze Websites snel en gemakkelijk kunt ophalen (lees meer over cookies in hoofdstuk 5).

II. Op welke wettelijke grondslag verwerken we persoonsgegevens voor dit doeleinde? We verwerken persoonsgegevens voor dit doeleinde op basis van ons legitiem belang om technisch adequaat werkende Websites aan te bieden en om de prestaties van onze Websites te verbeteren.

III. Welke persoonsgegevens verwerken we voor dit doeleinde? Voor dit doeleinde verwerken we de persoonsgegevens die u heeft ingevoerd op onze Websites of die worden gegenereerd door de functionaliteiten die u heeft gebruikt op onze Websites en de technische gegevens van uw apparaat zoals het IP-adres, de internetbrowser die u gebruikt, de pagina's die u heeft bezocht op onze Websites, uw klik- en surfgedrag en de duur van uw sessie.

(b) Als u een Supplimax-webshopaccount bij ons opent, om de account te beheren, om uw bestellingen te verwerken, om vertrouwelijkheid en beveiliging van uw aankopen te verzekeren en voor klantenservice en relatiebeheer

I. Wat houdt dit doel in? Wanneer u ervoor kiest om zich te registreren voor onze webshop, moet u persoonsgegevens verstrekken zodat we een persoonlijk account voor u kunnen aanmaken. Bij het aanmaken van uw account, zullen we u uw persoonlijke inloggegevens toesturen. Deze persoonsgegevens stellen ons in staat om uw account te beheren, de vertrouwelijkheid te verzekeren en om de beveiliging van uw aankopen te handhaven. We kunnen bijvoorbeeld voor u uw wachtwoord wijzigen. We kunnen echter uw wachtwoord niet zien.

II. Op welke wettelijke grondslag verwerken we persoonsgegevens voor dit doeleinde? We verwerken persoonsgegevens voor dit doeleinde omdat dit een vereiste is voor het aangaan van een contract, namelijk het contract tussen u en ons om de account te openen en gebruiken en aankopen te doen via de webshop. Supplimax zal alleen een account openen wanneer u de verzochte informatie verstrekt.

III. Welke persoonsgegevens verwerken we voor dit doeleinde? Voor dit doeleinde verwerken we uw naam, e-mailadres, titel, telefoonnummer, adres, eventuele andere informatie die u heeft toegevoegd aan uw account, uw inloggegevens (inclusief uw wachtwoord), weergavenaam, uw functie, de gegevens van uw aankopen en uw betaalgegevens.

(c) U in staat stellen in contact te komen met ons (bijv. via sociale media)

I. Wat houdt dit doel in? Supplimax is actief op sociale-media. Wanneer u contact opneemt met Supplimax via sociale media, verwerken we uw persoonsgegevens om uw vragen te beantwoorden en te reageren op uw berichten.

Wanneer u ons bezoekt op een van onze Websites of blogs, kunt u contact met ons opnemen via diverse communicatiekanalen. We geven u ons e-mailadres, dat u kunt gebruiken om uw feedback en voorgestelde verbeteringen naar ons te sturen, alsmede onze gegevens inzake onze Website en sociale media. Wanneer u klikt op een van de overeenkomende icoontjes, zullen we u verwijzen naar de website of app van de toepasselijke derde, hetzij uw e-mailprovider of een sociale-mediaplatform.

II. Op welke wettelijke grondslag verwerken we persoonsgegevens voor dit doeleinde? We verwerken persoonsgegevens voor dit doeleinde op basis van ons legitiem belang om uw vragen adequaat te beantwoorden en u op correcte wijze te verwijzen naar onze sociale-mediapagina's.

III. Welke persoonsgegevens verwerken we voor dit doeleinde? Hiervoor verwerken we het communicatiekanaal dat u heeft gekozen als middel om in contact met ons te komen en de persoonsgegevens die u aan Supplimax levert. Dit betreft onder meer uw (gebruikers-)naam, adres, e-mailadres en de persoonsgegevens die u heeft opgenomen in uw bericht. Daarnaast zou de betreffende derde, wanneer u op een van de weergegeven knoppen klikt, cookies kunnen plaatsen op uw apparaat (lees meer over cookies in hoofdstuk 5).

4.3. Wanneer u zakendoet met ons

(a) De beoordeling en acceptatie van een klant, leverancier of zakenpartner

I. Wat houdt dit doel in? Wanneer u in contact komt met Supplimax, zullen we uw persoonsgegevens verwerken voor beoordelings- en acceptatiedoeleinden, bijvoorbeeld om uw identiteit te bevestigen en te verifiëren. Supplimax zal uw persoonsgegevens voorts verwerken voor andere administratieve doeleinden zoals de diligence en screening aan de hand van openbaar beschikbare sanctielijsten van overheids- en/of rechtshandhavingsinstanties.

II. Op welke wettelijke grondslag verwerken we persoonsgegevens voor dit doeleinde? We verwerken persoonsgegevens voor dit doeleinde omdat dit noodzakelijk is voor het sluiten van een contract tussen u en ons. Supplimax kan geen contracten aangaan zonder de benodigde informatie te verkrijgen.

III. Welke persoonsgegevens verwerken we voor dit doeleinde? Voor dit doeleinde verwerken we uw contactgegevens zoals uw adres en e-mailadres, persoonlijke gegevens zoals uw naam en geboortedatum, betalings- en kredietinformatie, en details van uw correspondentie met ons.

(b) Het sluiten en uitvoeren van overeenkomsten

I. Wat houdt dit doel in? Wanneer u een product of dienst van ons als klant heeft gekocht of wanneer u met ons samenwerkt als leverancier of zakenpartner, verwerken we uw persoonsgegevens voor administratieve doeleinden zoals het versturen van facturen en het doen van betalingen. We gebruiken uw persoonsgegevens ook om onze of uw producten of diensten te leveren respectievelijk te ontvangen en beheren. Supplimax verwerkt uw persoonsgegevens om onze overeenkomst verder uit te voeren, waaronder voor de levering van klantenservices. Wanneer u toegang nodig heeft tot de panden of terreinen van Supplimax, verwerken we uw persoonsgegevens voor screeningsdoeleinden.

II. Op welke wettelijke grondslag verwerken we persoonsgegevens voor dit doeleinde? We verwerken persoonsgegevens voor dit doeleinde omdat dit noodzakelijk is voor het sluiten van een contract tussen u en ons. Supplimax kan geen contracten aangaan zonder de benodigde informatie te verkrijgen.

III. Welke persoonsgegevens verwerken we voor dit doeleinde? Voor dit doeleinde verwerken we uw contactgegevens zoals uw adres en e-mailadres, persoonlijke gegevens zoals uw naam en geboortedatum, betalings- en kredietinformatie, bestelgeschiedenis en andere gegevens die zijn opgeslagen in onze klanten-, leveranciers- en zakenpartnerdatabase.

(c) Relatiebeheer en marketing

I. Wat houdt dit doel in? Supplimax gebruikt de informatie die is opgeslagen in haar klantendatabase om u geschikte aanbiedingen en nieuwsbrieven toe te sturen, alsook om u klantenservices te verlenen, accountbeheer uit te voeren en terugroepingen te communiceren. We gebruiken uw persoonsgegevens ook voor de ontwikkeling, uitvoering en analyse van marktonderzoeken en marketingstrategieën.

II. Op welke wettelijke grondslag verwerken we persoonsgegevens voor dit doeleinde? Wanneer we u nieuwsbrieven en/of andere berichten op het gebied van relatiebeheer en marketing toesturen, verwerken we persoonsgegevens op basis van uw toestemming. Daarnaast verwerken we persoonsgegevens voor dit doeleinde op basis van ons legitiem belang om onze marketingstrategieën te verbeteren.

III. Welke persoonsgegevens verwerken we voor dit doeleinde? Voor dit doeleinde verwerken we uw contactgegevens zoals uw adres en e-mailadres, persoonlijke gegevens zoals uw naam, contactvoorkeuren, betalingsinformatie, bestelgeschiedenis en correspondentie met ons.

(d) Uitvoering van bedrijfsprocessen en intern beheer

I. Wat houdt dit doel in? We verwerken uw persoonsgegevens bij de uitvoering en organisatie van ons bedrijf. Dit betreft onder meer algemeen beheer, orderbeheer en beheer van Supplimax-bedrijfsmiddelen. Supplimax verwerkt uw persoonsgegevens ook voor haar intern beheer. We leveren centrale verwerkingsfaciliteiten om efficiënter te werken. We voeren audits en onderzoeken uit, implementeren bedrijfscontroles en beheren en gebruiken klanten-, leveranciers- en zakenpartnergidsen. Verder verwerken we uw persoonsgegevens voor financiële en boekhoudkundige, archiverings- en verzekeringsdoeleinden, juridische en bedrijfsmatige advisering en in het kader van geschillenbeslechting.

II. Op welke wettelijke grondslag verwerken we persoonsgegevens voor dit doeleinde? We verwerken persoonsgegevens voor dit doeleinde op basis van ons legitiem belang om onze bedrijfsvoering in stand te houden en te verbeteren.

III. Welke persoonsgegevens verwerken we voor dit doeleinde? Voor dit doeleinde verwerken we uw contactgegevens zoals uw adres en e-mailadres, persoonlijke gegevens zoals uw naam, betalings- en kredietinformatie, betalings- en bestelgeschiedenis, correspondentie met Supplimax en gegevens die worden gegenereerd tijdens de uitvoering van de overeenkomst tussen u en Supplimax.

4.4. Uw keuzes

(a) Als u deelneemt aan evenementen of promoties

I. Wat houdt dit doel in? Met uw toestemming kunnen we u e-mails sturen met promoties en uitnodigingen om deel te nemen aan evenementen. Als u ervoor kiest om deel te nemen aan een van deze activiteiten, hebben we uw persoonsgegevens nodig om deze te kunnen aankondigen en organiseren. Als u deelneemt aan een van deze activiteiten, hebben we daarnaast uw persoonsgegevens nodig om de respons op evenementen en/of promoties te meten.

II. Op welke wettelijke grondslag verwerken we persoonsgegevens voor dit doeleinde? We verwerken uw persoonsgegevens voor dit doeleinde op basis van uw toestemming. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken, zonder dat dit van invloed is op de rechtmatigheid van verwerking op basis van toestemming vóór de intrekking.

III. Welke persoonsgegevens verwerken we voor dit doeleinde? Voor dit doeleinde verwerken we uw naam, adres, e-mailadres en de gegevens die u heeft opgegeven voor het betreffende evenement.

IV. Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens voor dit doeleinde? Voor dit doeleinde zullen uw persoonsgegevens worden bewaard voor de duur van het evenement waaraan u deelneemt. Na deze termijn zullen de voor dit doeleinde verwerkte persoonsgegevens van onze systemen worden gewist.

(b) Alleen als u hiermee heeft ingestemd tijdens uw accountregistratie, het aan u toesturen van relevante informatie over Supplimax

I. Wat houdt dit doel in? Wanneer u zich registreert voor een account op onze Website en/of gedurende het aankoopproces, vragen we u om uw toestemming voor het ontvangen van gepersonaliseerde nieuwsbrieven, informatie over producten, diensten, evenementen en promoties van Supplimax of andere Supplimax-groepsmaatschappijen. Als u daarmee instemt, verwerken we uw persoonsgegevens om u te voorzien van informatie waarin u mogelijk geïnteresseerd bent op basis van uw accountgegevens, onze Websitepagina's die u heeft bezocht en de gegevens die u heeft ingevoerd op onze Websites (waaronder uw voorkeuren), uw online en offline winkelgeschiedenis en uw geregistreerde gebruik van de Supplimax website of de websites van andere Supplimax-groepsmaatschappijen. We zullen contact met u opnemen via e-mail, de post, sms, sociale media en alle andere communicatiekanalen die u aan ons heeft opgegeven.

Op deze manier komen we meer te weten over uw interesses en kunnen we ervoor zorgen dat we u voorzien van de informatie en promoties die het meest interessant zijn voor u. We kunnen u ook vragen om uw mening over onze producten en diensten. Als u geen berichten meer wenst te ontvangen of als u zich wilt afmelden voor het ontvangen of zien van een bepaalde vorm van communicatie met ons (bijvoorbeeld sociale media, e-mail of gewone post), volg dan gewoon de stappen in die bepaalde communicatievorm of meld u af via klantenservice.

II. Op welke wettelijke grondslag verwerken we persoonsgegevens voor dit doeleinde? We verwerken uw persoonsgegevens voor dit doeleinde op basis van uw toestemming. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken, zonder dat dit van invloed is op de rechtmatigheid van verwerking op basis van toestemming vóór de intrekking.

III. Welke persoonsgegevens verwerken we voor dit doeleinde? Voor dit doeleinde verwerken we:

- uw naam, e-mailadres en fysiek adres
- uw voorkeuren en interesses, die u actief met ons gedeeld heeft, alsook die zijn op te maken uit uw geregistreerde interacties met Supplimax-Websites en -apps (waarvoor we cookies kunnen gebruiken; lees meer over cookies in hoofdstuk 5)
- uw winkelgeschiedenis, zowel online (als u uw aankopen koppelt aan uw profiel) als offline (wanneer u een offline-aankoop doet)
- de links waarop u klikt in onze e-mails.

5. COOKIES

We verzamelen ook informatie door gebruikmaking van cookies. Cookies zijn kleine informatiebestanden die informatie over uw bezoek aan deze website opslaan en ophalen – bijvoorbeeld hoe u op onze website terechtkwam, hoe u navigeerde door de website en welke informatie u interesseerde.

6. WIE HEEFT TOEGANG TOT UW PERSOONSGEGEVENS?

6.1. Toegang tot uw persoonsgegevens binnen Supplimax

Uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met de filialen van Supplimax. We wisselen uw gegevens uit voor administratieve doeleinden en om een compleet overzicht te krijgen van uw contacten en contracten met filialen van Supplimax. We kunnen uw gegevens ook uitwisselen om u een compleet pakket aan diensten en producten aan te bieden.

Supplimax-medewerkers zijn alleen bevoegd toegang te verkrijgen tot persoonsgegevens voor zover noodzakelijk ten dienste van het toepasselijke doeleinde en om hun werk uit te voeren.

6.2. Toegang tot uw persoonsgegevens door derden

De volgende derden hebben toegang tot uw persoonsgegevens, voor zover relevant, voor de levering van hun producten of diensten aan Supplimax : banken, verzekeringsmaatschappijen, IT-leveranciers, accountants, forensisch specialisten en adviseurs.

Wanneer aan derden toegang wordt verleend tot uw persoonsgegevens, zal Supplimax de vereiste contractuele, technische en organisatorische maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens alleen worden verwerkt voor zover die verwerking noodzakelijk is. De derden zullen uw persoonsgegevens alleen verwerken in overeenstemming met toepasselijk recht.

Als uw persoonsgegevens worden doorgegeven naar een ontvanger in een land dat geen adequaat niveau van bescherming voor persoonsgegevens biedt, zal Supplimax maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens adequaat beschermd worden, zoals het afsluiten van de modelcontractbepalingen van de EU met deze derden.

In andere gevallen zullen uw persoonsgegevens niet worden geleverd aan derden, behoudens voor zover wettelijk vereist.

6.3. Het gebruik van uw persoonsgegevens door gegevensverwerkers

Wanneer een derde uw persoonsgegevens uitsluitend op instructies van Supplimax verwerkt, handelt deze als een gegevensverwerker. We gaan een overeenkomst aan met een dergelijke gegevensverwerker voor de verwerking van persoonsgegevens. In deze overeenkomst nemen we verplichtingen op om te zorgen dat uw persoonsgegevens uitsluitend worden verwerkt door de gegevensverwerker om diensten aan ons te leveren.

7. HOE WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS BEVEILIGD?

Supplimax heeft adequate waarborgen ingesteld om de vertrouwelijkheid en beveiliging van uw persoonsgegevens te garanderen. Supplimax heeft passende technische, fysieke en organisatorische maatregelen ingevoerd om persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging of onopzettelijk verlies, beschadiging, wijziging, onbevoegde bekendmaking of toegang, alsmede alle andere vormen van onrechtmatige verwerking (met inbegrip van, maar niet beperkt tot onnodige verzameling) of verdere verwerking. Voorbeelden zijn IT-beveiligingsbeleid, personeelstraining en veilige servers.

8. VRAGEN OF VERZOEKEN OM TOEGANG, CORRECTIE EN VERWIJDERING

U kunt te allen tijde verzoeken om toegang, correctie, beperking, overdraagbaarheid of verwijdering van de gegevens die Supplimax over u verwerkt door een verzoek te sturen naar: info@supplimax.eu.

Als u zelf informatie heeft toegevoegd aan uw Supplimax-account, kunt u ook zelf uw accountgegevens inzien, corrigeren of verwijderen.

9. CONTACTINFORMATIE

Als u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of een verzoek zou willen versturen met betrekking tot een van uw gegevensbeschermingsrechten, neem dan contact op met onze Privacy Officer via info@supplimax.eu